Segnalando che sul tema è presente una pratica costantemente aggiornata con la modulistica e le deliberazioni necessarie al corretto transito di ogni Comune al nuovo documento elettronico, risulta utile affrontare il tema della CIE con una nota operativa che fornisca alcune risposte ai principali quesiti che possono insorgere prima del transito al nuovo sistema. Si eviterà di ritornare qui su quanto già previsto esplicitamente nella normativa o nelle circolari del Ministero dell’Interno, cercando di rispondere a dubbi operativi.

1. COSA MANCA SULLA CIE

Una caratteristica che riguarda la nuova CIE, al di là del nuovo formato “carta di credito”, e che è facile notare leggendo i dati riportati su di essa, è l’assenza di alcuni dati già da tempo facoltativi anche sul documento cartaceo: stato civile, professione e segni particolari. Per stato civile e professione, la cui indicazione risultava probabilmente già da tempo anacronistica (ancora di più per un documento la cui validità è diventata di 10 anni) non sarà quindi più necessario richiedere l’assenso del cittadino. Quanto ai segni particolari, molti comuni avevano già da tempo deciso di soprassedere sull’indicazione di eventuali caratteristiche fisiche o menomazioni del soggetto.

Sulla CIE continuerà a non essere indicata la scelta relativa alla donazione degli organi (che il cittadino può non compiere o compiere in modo favorevole o contrario), ma che verrà trasmessa al Centro Nazionale Trapianti allo stesso modo in cui al momento avviene per tantissimi comuni che hanno deciso di attivare questa facoltà. La scelta relativa alla donazione degli organi non è memorizzata sul microprocessore della CIE, ma è parte di una comunicazione sicura verso il Centro Nazionale Trapianti.

2. IL CODICE FISCALE

Sul retro della CIE è riportato il codice fiscale del soggetto nel formato alfanumerico e sotto forma di sua rappresentazione in codice a barre.

È bene chiarire al cittadino che questa implementazione non consente comunque di sostituire con la CIE la Tessera Sanitaria, che quindi continuerà ad avere proprie specifiche funzioni.

Il codice fiscale, peraltro, diventa un elemento fondamentale nel processo di caricamento dei dati sull’applicativo ministeriale: è possibile infatti partire con la procedura di richiesta proprio dal caricamento del codice fiscale in formato alfanumerico o dalla sua scansione (tramite il lettore di codice a barre presente nella postazione) per individuare il cittadino.

3. IMPRONTE DIGITALI

La CIE vede come passaggio obbligato la raccolta delle impronte digitali (degli indici delle due mani) di tutti i soggetti che abbiano compiuto 12 anni e non abbiano menomazioni che lo rendano impossibile. La raccolta di tale elemento avviene tramite un apposito lettore di impronte digitali, fornito nella postazione ministeriale, e per ciascun dito indice l’operatore sarà chiamato ad effettuare tre tentativi con sollevamento dopo ciascuno del dito dal parte del cittadino (sarà il sistema a scegliere l’immagine migliore).

È possibile che l’operatore si trovi a dover affrontare eccezioni da parte dell’utenza in tema di privacy, ma è ben chiarire che – salvo i casi succitati – non è possibile esimersi dal fornire le impronte digitali. È bene chiarire al cittadino che le impronte non vanno ad alimentare alcun database, ma vengono memorizzate esclusivamente nel microprocessore presente all’interno della CIE. Le stesse impronte sono inoltre accessibili solo alla forze di polizia dietro esplicita richiesta e relativo assenso del Ministero dell’Interno.

Un ulteriore caso in cui è possibile bypassare la fornitura dell’impronta digitale è quella del rilascio del documento per cittadini impossibilitati a presentarsi di persona allo sportello (allettati, persone in clausura, carcerati) di cui si tratterà a parte.

4. ELEMENTI GENERALI SULLA POSTAZIONE

La postazione ministeriale è fornita dal Ministero dell’Interno e recapitata presso il Comune che dovrà provvedere all’installazione. Il Comune, che avrà provveduto a specificare il numero di postazioni necessarie, il numero di Smart Card Operatore (SCO), dovrà garantire determinate caratteristiche di tipo tecnico (prese elettriche, connessioni, assenza di filtri sui firewall).

Il Comune, inoltre, avrà fornito i nominativi del Responsabile per l’emissione della CIE (di norma il responsabile del settore/ufficio demografici), del referente per l’installazione (es. CED) e del Security Officer.

La postazione sarà installata secondo quanto previsto dalle circolari rilasciate dal Ministero dell’Interno (competente anche per la fornitura dei consumabili futuri, quali i toner per la stampante) da tecnici inviati dallo stesso. È bene specificare che il PC è utilizzabile anche per l’installazione di altro software utile per i doveri d’ufficio, e quindi può divenire l’unica postazione per tale sportello. Le installazioni ulteriori rispetto ai software in dotazione, tuttavia, può avvenire solo tenendo ben presenti i limiti posti dal Ministero nelle proprie indicazioni operativi, che riguardano fondamentalmente la mancanza di effetti deleteri sull’architettura software pensata per la CIE.

Oltre al lettore di codice a barre e a quello di impronte digitali, di cui si è detto sopra, vi sarà anche un lettore per il microprocessore a radiofrequenza della CIE. All’inizio tale lettore potrà risultare relativamente utile, ma costituirà un elemento di partenza per il rilascio di future CIE (partendo dal caricamento dei dati presenti su quella da sostituire).

5. STAMPANTE MULTIFUNZIONE, FOTO E FIRMA

Parte integrante della postazione è la stampante multifunzione, che consente non solo la stampa della modulistica, ma anche la scansione.

Per quanto riguarda la stampa, i principali documenti prodotti sono quelli relativi alla donazione degli organi e il modulo di riepilogo che contiene gran parte degli elementi relativi al documento, compresi il numero della CIE e la prima parte (la seconda arriverà assieme al documento) del PIN che consentirà al cittadino di utilizzare la CIE per servizi a valore aggiunto (es. autenticazione SPID) di PA digitale.

Lo scanner è utilizzato invece per scansionare la fototessera e la firma.

La fototessera, che deve continuare ad avere i requisiti già previsti dal formato ICAO, può in realtà essere portata anche in formato digitale attraverso una chiavetta USB (attenendosi a specifiche tecniche di peso del file, formato e qualità dell’immagine). Qualora il soggetto recasse la fototessera in formato cartaceo, la scansione dovrà ritagliare correttamente l’ovale del viso secondo uno schema che apparirà all’operatore, utilizzando la funzione presente nell’applicativo web.

La firma autografa, che compare sul documento, è scansionata da quella compiuta sul modulo di riepilogo e poi isolata dall’operatore tramite la funzione prevista dal gestionale web.

Resta sempre possibile segnalare l’impossibilità/incapacità di firmare, bypassando questa fase.

6. TASTIERA, LETTORE DI SMART CARD, ATTIVAZIONE E RINNOVO DEI CERTIFICATI

La tastiera fornita assieme al PC in dotazione è munita di un lettore di smart card. La smart card operatore (SCO) va attivata dal Security Officer attraverso un applicativo presente sul PC e la Master Password che gli sarà fornita dal Ministero.

L’accesso al gestionale della CIE, una volta inserita la SCO nel lettore di smart card, avviene tramite il browser Firefox, al link https://cieonline.interno.gov.it.

Le SCO, che avranno un PIN (richiesto per ogni attivazione della postazione e alla fine di ogni richiesta di CIE, per l’invio all’Istituto Poligrafico Zecca dello Stato) e un PUK di sblocco, contengono al loro interno dei certificati. Gran parte di questi certificati, legati a uno specifico operatore, hanno durata triennale. Il certificato relativo alla raccolta delle impronte digitali va invece rinnovato ogni mese da parte dell’operatore o del Security Officer (in caso di mancato rinnovo occorre procedere allo sblocco). Questo è possibile attraverso uno specifico gestionale della CIE, accessibile anche attraverso il desktop della postazione.

7. INVIO E RITIRO DELLA CIE

Come è noto, la nuova CIE non è emessa direttamente dal Comune, ma viene inviata dall’Istituto Poligrafico Zecca dello Stato al cittadino. All’atto del caricamento della richiesta è facoltà del richiedente esprimere come indirizzo quello di residenza, quello di un domicilio o lo stesso Comune.

La tempistica è garantita in 6 giorni lavorativi, e all’operatore è possibile verificare lo stato di uno specifico documento. La spedizione a mezzo postale, qualora non reperisca il soggetto all’indirizzo, rimane in giacenza presso l’ufficio postale di riferimento e, alla fine di tale periodo, ritorna all’Istituto Poligrafico Zecca dello Stato che provvede ad inviarla al Comune.

8. LA GESTIONE DEI DIRITTI PER LA NUOVA CARTA D’IDENTITA’ ELETTRONICA

• Diritti di segreteria per le carta d’identità

I diritti di segreteria per le carte di identità (tutte: cartacee e informatiche) sono tuttora regolamentati nella legge 8-6-1962 n. 604, in particolare nella - Tabella D -, che prevede:

“ […] 11. Il diritto fisso da esigere dai Comuni, oltre il diritto di segreteria di cui al presente allegato, all'atto del rilascio o del rinnovo della carta d'identità non può essere stabilito in misura superiore a lire 10.000 […]”

Con la conversione in euro, quindi, l’importo di questo cosiddetto “diritto fisso” è euro 5,16.

Sempre nella stessa tabella si ritiene di dover tuttora applicare anche il “diritto di segreteria” vero e proprio:

“[…] 6. Certificati di qualunque natura, atti di notorietà, nulla osta di qualunque specie ed autenticazioni di firme Lire 1.000 […]”, ma con l’avvertenza di cui a quest’altra disposizione della tabella:

“[…] 9. Per i certificati ed altri atti per i quali la legge ammette la carta non bollata, quando non si tratti di richiedenti poveri, il diritto è sempre ridotto alla metà.[…]”, dunque si applica un diritto di Segreteria di lire 500, che ridotto in euro è 0,26.

Il fatto che il rilascio della carta d’identità e le relative istanze siano in carta libera, quindi non sottoposte ad imposta di bollo è previsto nella tabella B del DPR 642/1972.

A seguito di una serie di norme che hanno rivisto lo status dei segretari comunali dette somme vanno introitate al 100% dal comune in un apposito capitolo di entrata. Non vanno più liquidate, neppure pro quota, ai segretari comunali. Lo prevede il D.L. 24-6-2014 n. 90, “Misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l'efficienza degli uffici giudiziari”, pubblicato nella Gazz. Uff. 24 giugno 2014, n. 144, in vigore dal 25-06-2014, che all’art. 10 comma 2 statuisce:

“2. L'articolo 30, secondo comma, della legge 15 novembre 1973, n. 734, è sostituito con il seguente: “Il provento annuale dei diritti di segreteria è attribuito integralmente al comune o alla provincia.”.”

Non ci sono norme che permettono un innalzamento di queste voci e i comuni che lo hanno volute fare si sono inventati dei diritti di scritturazione o rimborso stampati: sulla legittimità di queste scelte si discute molto.

La norma ha invece previsto che questi diritti, anche parzialmente, possono essere ridotti con apposita deliberazione che dovrà pure spiegare come compensare la riduzione del gettito.

L. 15-5-1997 n. 127 - Misure urgenti per lo snellimento dell'attività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo.

Art. 2. (Disposizioni in materia di stato civile e di certificazione anagrafica)

“[…] 15. I comuni che non versino nelle situazioni strutturalmente deficitarie di cui all'articolo 45 del decreto legislativo 30 dicembre 1992, n. 504, e successive modificazioni, possono prevedere la soppressione dei diritti di segreteria da corrispondere per il rilascio degli atti amministrativi previsti dall'articolo 10, comma 10, del decreto-legge 18 gennaio 1993, n. 8, convertito, con modificazioni, dalla legge 19 marzo 1993, n. 68, nonché del diritto fisso previsto dal comma 12-ter del citato articolo 10. Possono inoltre prevedere la soppressione o riduzione di diritti, tasse o contributi previsti per il rilascio di certificati, documenti e altri atti amministrativi, quando i relativi proventi sono destinati esclusivamente a vantaggio dell'ente locale, o limitatamente alla quota destinata esclusivamente a vantaggio dell'ente locale. […]”

Pertanto è possibile trovare la scelta legittima, da parte di numerosi Enti, di carte d’identità emesse a euro 5,00 (limitando il diritto fisso o riducendo per le certificazioni previste anche il diritto di segreteria), per venire incontro a cittadini e operatori.

• Importo specifico per la Carte d’Identità Elettronica

Accanto ai diritti di cui sopra è stato previsto per la CIE dal D.M. 25-5-2016 – “Determinazione del corrispettivo a carico del richiedente la carta d'identità elettronica, ai sensi dell'art. 7-vicies quater del decreto-legge 31 gennaio 2005, n. 7, convertito, con modificazioni, dalla legge 31 marzo 2005, n. 43” quanto segue:

“ Art. 1:

1. L'importo del corrispettivo da porre a carico dei richiedenti la carta d'identità elettronica a titolo di rimborso delle spese di cui all'art. 7-vicies quater, comma 1, del decreto-legge 31 gennaio 2005, n. 7, convertito, con modificazioni, dalla legge 31 marzo 2005, n. 43, è determinato in euro 13,76, oltre IVA e oltre i diritti fissi e di segreteria, ove previsti.

Pertanto, il costo teorico della CIE è pari a euro 16,79 a cui aggiungere i costi dei diritti (fisso e di segreteria) già stabiliti per la carta d’identità cartacea. Assumendo le cifre “classiche” di euro 5,16 e 0,26, quindi, il costo totale per la CIE sarebbe di euro 22,21.

Resta facoltà del Comune, con deliberazione della Giunta Comunale, individuare una diversa e minore cifra per i diritti, rimodulando quindi oltre al costo della carta d’identità cartacea (la cui emissione diventerà comunque residuale) anche quella della CIE (giustificando il minor incasso a bilancio).

• I diritti in caso di duplicato

In caso di duplicato (in realtà una nuova emissione prima della scadenza a causa di uno smarrimento e solo per lo smarrimento) il riferimento principale per cui si ritiene che vadano raddoppiati i diritti – ma non il corrispettivo a titolo di rimborso spese – è il R.D. 6-5-1940 n. 635 - Approvazione del regolamento per l'esecuzione del testo unico 18 giugno 1931, n. 773, delle leggi di pubblica sicurezza.

Art. 291

La carta d'identità è esente da tassa di bollo.

All'atto del rilascio o del rinnovo, i Comuni sono autorizzati ad esigere oltre che i diritti di segreteria, di cui all'allegato n. 5 del regolamento per l'esecuzione della legge comunale e provinciale, un diritto non superiore a lire una esentandone le persone iscritte nell'elenco dei poveri. (oggi vedi la già citata tabella D Legge 604/1962)

In caso di smarrimento, il duplicato della carta d'identità è soggetto al pagamento di doppio diritto.

Va notato che altri comuni utilizzano la prassi di equiparare la nuova emissione a seguito di smarrimento, deterioramento o sottrazione come differente da un duplicato, non esigendo quindi il diritto. In tal senso vanno alcune circolari ministeriali.

In realtà, l’ammissibilità di tale prassi ai sensi della citata previsione per lo smarrimento può derivare solo, in caso di comune in situazione non strutturalmente deficitaria, dal margine concesso all’Ente nella determinazione dei diritti. Risulta opportuno giustificare la “abolizione” del diritto di duplicato, e le ricadute della stessa sul bilancio, nella deliberazione di Giunta Comunale sulla determinazione dei diritti.

9. AGENDA CIE

Per il rilascio della CIE è senza dubbio opportuno individuare una nuova organizzazione d’ufficio. La procedura di rilascio del documento, stimabile in circa 5 minuti per la carta d’identità cartacea (ora residuale in soli casi di urgenza motivata), è ora stimabile in circa 20 minuti. A tal fine il Ministero dell’Interno ha previsto il sistema “Agenda CIE”, accessibile dai cittadini (per la prenotazione) e dal Comune (per la gestione di giorni e orari). Starà poi all’organizzazione d’ufficio individuare il mix tra rilasci su appuntamento e rilasci dietro semplice presentazione a sportello.

Il cittadino che si prenota tramite tale sistema, accessibile al link https://agendacie.interno.gov.it/ effettua di fatto un pre-caricamento di molti dati, che può essere richiamato scansionando con l’apposito lettore il codice a barre presente sul memo di appuntamento che il cittadino dovrà presentare stampato.

Ogni operatore, all’interno dell’applicativo web, ha un’area dedicata alla gestione degli appuntamenti e alla visione degli stessi da parte di tutti gli operatori dell’Ente.

10. RAPPORTI CON L’I.N.A.

Il rapporto con l’APR, qualora sia gestita mediante software informatico in grado di dialogare col sistema della CIE, consente di “pescare” i dati del cittadino dall’Anagrafe Comunale. Il sistema, tuttavia, incrocia tali dati con quelli presenti nell’INA, ed evidenzia eventuali disallineamenti.

Va rimarcato che tali anomalie non sono bloccanti, e che solo nel caso in cui i dati INA siano corretti si può procedere alla sostituzione di quelli in APR. In caso contrario, invece, l’aggiornamento INA va compiuto con le usuali modalità.

Con il passaggio in ANPR dei Comuni, oggi ancora lungi dal raggiungere dimensioni significative, permetterà di far dialogare la nuova anagrafe nazionale con la carta d’identità elettronica

11. CASI PARTICOLARI

• MINORI

La normativa applicabile ai minori, dal punto di vista amministrativo, è invariata. L’unico elemento degno di interesse è relativo alle impronte digitali, da recuperare sopra i 12 anni, in coerenza con quanto previsto per la firma. Sulla carta resta possibile, fino ai quattordici anni d’età, indicare i nominativi dei genitori.

• NON RESIDENTI

L’emissione della CIE avviene in tale caso dietro ricezione del nulla osta da parte del Comune di residenza, in linea con quanto già previsto finora.

• IMPOSSIBILITATI A PRESENTARSI (ALLETTATI, IN CLAUSURA, CARCERATI)

Anche in questo caso è possibile emettere la CIE (salvo i casi di urgenza generalmente consentiti). L’applicativo di caricamento della richiesta consente in qualsiasi momento di salvare e recuperare una pratica aperta: per i soggetti non presenti a sportello, l’emissione sarà quindi in varie fasi:

• • RICHIESTA DA PARTE DI UN DELEGATO: presentando la fototessera, il codice fiscale, un documento d’identità;
  • CARICAMENTO DELLA RICHIESTA FINO ALLA FASE DI STAMPA DEL RIEPILOGO: escludendo in questo caso particolare la raccolta delle impronte digitali e stampando il riepilogo in doppia copia, una per il richiedente e una per la successiva scansione. Se il soggetto fosse impossibilitato/incapace di firmare, si potrà variare la pratica in un secondo momento;
  • SCANSIONE DEL MODULO (SE FIRMATO) E INVIO DELLA PRATICA.

• SOGGETTI PRIVI DI DOCUMENTI

Richiamando le modalità di identificazione utilizzate usualmente (precedente carta d’identità, altro documento equipollente, cartellino di carta d’identità) è utile notare che l’applicativo web consente il caricamento dei due eventuali testimoni per l’identificazione di chi non ha altra modalità. Tale prassi, mutuata dalla normativa notarile e spesso messa in discussione, dovrebbe essere utilizzata esclusivamente in coerenza con quanto fatto finora dal singolo ente.

12. MANUALE

Il Ministero ha messo a disposizione una guida per l’emissione della carta d’identità elettronica, che pur non fornendo risposta a molti dei quesiti cui si è voluto dare qui risposta, consente di avere una traccia del processo di caricamento della richiesta da parte dell’operatore.