Quesiti
Quesito del 04/11/2024
Distruzione carta
Ci sono indicazioni specifiche sulla distruzione dei documenti cartacei? Esistono linee guida specifiche? Nome e cognome sono considerati dati particolari? Ad esempio, la brutta copia di una comunicazione a un cittadino deve essere tritata?
Inoltre, un documento protocollato deve essere tritato?
Quesito del 17/10/2024
Numerazione ordinanze in caso di calamità naturale
In caso di interruzione dell'energia elettrica o malfunzionamento del gestionale, è prevista una normativa che regola l'istituzione di un registro di emergenza per la numerazione delle ordinanze relative a calamità naturali?
Quesito del 30/07/2024
Marcatura protocollo su atti di stato civile per cittadinanza jure sanguinis
Presentata la richiesta di riconoscimento della cittadinanza italiana e i relativi atti di stato civile, scansionati ed allegati al protocollo, è legittimo apporre sugli stessi originali, il timbro del protocollo del comune? Il dubbio nasce dall'eventualità in cui i richiedenti chiedano che i documenti vengano resi (es. stati che non producono una seconda copia).
Quesito del 02/04/2024
Responsabile conservazione protocollo
È ancora obbligatoria la nomina del responsabile della conservazione del protocollo o tale carica è stata assorbita dalla nomina della conservazione documentale?
Quesito del 28/02/2022
Atti formati all'estero in formato digitale
L'ufficiale d'Anagrafe può accettare gli atti di stato civile brasiliani e argentini in formato digitale, a causa dell'emergenza pandemica?
Quesito del 22/02/2022
Servizi postali ed ambito applicativo delle licenze
Dovendo procedere all'affidamento del servizio di postalizzazione degli atti amministrativi (con esclusione degli atti giudiziari e degli atti legati alla violazione del codice della strada - già affidati o in corso di affidamento a Poste Italiane spa) si chiedono chiarimenti in ordine alla modalità e/o validità di affidamento ad un gestore privato titolare di una licenza individuale:
Quali sono gli atti amministrativi che possono essere inviati tramite tale licenza? Qualsiasi atto in uscita formato dalla P.A. o è prevista qualche limitazione?
Tale invio ha valore di notifica/certezza legale?
Gli atti tributari rientrano nella definizione di atti amministrativi (e sono quindi inviabili da soggetto gestore di licenza individuale) o in quelle di atti giudiziari (che necessitano invece di licenza individuale speciale)?
Quesito del 03/05/2021
Timbro "Attestazione di Copia Conforme Art. 18" su atti di Stato Civile trasmessi con firma digitale per la trascrizione
Ogni volta con la trasmissione degli Atti che ci inviamo per la trascrizione escono le discussioni più disparate. Noi trasmettiamo l’Atto di Stato Civile scansionato dall’originale con tutte le firme così come fatte dai dichiaranti. Poi vi apponiamo il timbro “Ai sensi dell’art. 18 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445, si attesta che la presente copia è conforme all’Atto di ….” E lo inviamo con allegata la Nota di trasmissione e la Dichiarazione di Conformità del documento informatico con l’Atto cartaceo. Alcuni comuni ci mandano l’Atto in .PDF (per intenderci, la copia riprodotta dalla procedura informatica in uso con solo riportata l’indicazione dei firmatari con F.to xxx) sempre col timbro: “Ai sensi dell’art. 18 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445, si attesta che la presente copia è conforme all’Atto di …” e sempre allegata la Nota di trasmissione e la Dichiarazione di Conformità del documento informatico con l’Atto cartaceo. Ora un Comune ci trasmette la copia dell’Atto scansionato SENZA IL TIMBRO “Ai sensi dell’art. 18 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445, si attesta che la presente copia è conforme all’Atto di …” e, con allegata la Nota di trasmissione e la Dichiarazione di Conformità del documento informatico con l’Atto cartaceo. Qual è la corretta trasmissione? Ci siamo permessi di far presente a quest’ultimo comune che era stato omesso, forse inavvertitamente, il timbro di Attestazione di Copia Conforme Art. 18… ma sembra si siano un po’ arrabbiati e (in breve… ma il testo dell’email era molto più ricco e tra le righe si avvertiva perfino il “tono”) ci hanno risposto che…. non è corretto giuridicamente trasmettere in pdf l'atto di stato civile, poiché non nasce in PDF, ma nasce cartaceo e quindi la scansione e la firma digitale accerta che tale documento trasmesso in pdf è la copia conforme dell'originale emesso analogicamente e, pertanto, l’Atto va accettato così come trasmesso senza alcun timbro.
Quesito del 23/04/2021
Conservazione a norma dei documenti amministrativi nativi digitali
Qual è la durata della conservazione a norma dei documenti amministrativi nativi digitali (deliberazioni, determinazioni etc. )?
Quesito del 07/12/2017
Custodia e conservazione documenti contabili cartacei
Riguardo gli allegati al bilancio e gli altri documenti contabili, si chiede quale ufficio sia preposto alla loro custodia e conservazione.
Quesito del 02/03/2017
Atti soggetti alla conservazione digitale
Quali tipi di atti sono soggetti alla conservazione digitale?
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