Decreto legislativo 31/03/2023, n. 36 - Articolo 112

1.    Per ogni appalto od ogni accordo quadro di importo pari o superiore alle soglie di cui all'articolo 14 e ogniqualvolta sia istituito un sistema dinamico di acquisizione, la stazione appaltante redige una relazione contenente almeno le seguenti informazioni:

a)  il nome e l'indirizzo della stazione appaltante, l'oggetto e il valore dell'appalto, dell'accordo quadro o del sistema dinamico di acquisizione;

b)  se del caso, i risultati della selezione qualitativa e della riduzione dei numeri di candidati altrimenti qualificati da invitare a partecipare o del numero di offerte e soluzioni:

1)  i nomi dei candidati o degli offerenti selezionati e i motivi della selezione;

2)  i nomi dei candidati o degli offerenti esclusi e i motivi dell'esclusione;

c)  i motivi del rigetto delle offerte giudicate anormalmente basse;

d)  il nome dell'aggiudicatario e le ragioni della scelta della sua offerta, nonché, se è nota, la parte dell'appalto o dell'accordo quadro che l'aggiudicatario intende subappaltare a terzi; e, se noti al momento della redazione, i nomi degli eventuali subappaltatori del contraente principale;

e)  per le procedure competitive con negoziazione e i dialoghi competitivi, le circostanze di cui all'articolo 70 che giustificano l'utilizzazione di tali procedure;

f)  per quanto riguarda le procedure negoziate senza pubblicazione di un bando di gara, le circostanze di cui all'articolo 76 che giustificano l'utilizzazione di tali procedure;

g)  eventualmente, le ragioni per le quali l'amministrazione aggiudicatrice ha deciso di non aggiudicare un appalto, concludere un accordo quadro o istituire un sistema dinamico di acquisizione;

h)  eventualmente, i conflitti di interesse individuati e le misure successivamente adottate.

2.    La relazione di cui al comma 1 non è richiesta per gli appalti basati su accordi quadro conclusi con un solo operatore economico e aggiudicati entro i limiti delle condizioni fissate nell'accordo quadro, o se l'accordo quadro contiene tutti i termini che disciplinano la prestazione dei lavori, dei servizi e delle forniture in questione nonché le condizioni oggettive per determinare quale degli operatori economici parti dell'accordo quadro effettuerà tale prestazione.

3.    Quando l'avviso di aggiudicazione dell'appalto stilato a norma dell'articolo 111 o dell'articolo 127, comma 3, contiene le informazioni richieste al comma 1, le stazioni appaltanti possono fare riferimento a tale avviso.

4.    Le stazioni appaltanti documentano lo svolgimento di tutte le procedure di aggiudicazione. Garantiscono la conservazione di una documentazione sufficiente a giustificare le decisioni adottate in tutte le fasi della procedura di appalto, quali la documentazione relativa alle comunicazioni con gli operatori economici e le deliberazioni interne, la preparazione dei documenti di gara, il dialogo o la negoziazione se previsti, la selezione e l'aggiudicazione dell'appalto. La documentazione è conservata per almeno cinque anni a partire dalla data di aggiudicazione dell'appalto, oppure, in caso di pendenza di una controversia, fino al passaggio in giudicato della relativa sentenza.

5.    La relazione o i suoi principali elementi sono comunicati alla Cabina di regia di cui all'articolo 221 per la successiva comunicazione alla Commissione europea, alle autorità, agli organismi o alle strutture competenti, quando tale relazione è richiesta.

Decreto legislativo 31/03/2023, n. 36 - 17Articolo 172

1.    Le stazioni appaltanti o gli enti concedenti conservano le informazioni appropriate relative a ogni appalto o accordo quadro disciplinato dal codice e ogniqualvolta sia istituito un sistema dinamico di acquisizione. Tali informazioni sono sufficienti a consentire loro, in una fase successiva, di giustificare le decisioni riguardanti:

a)  la qualificazione e la selezione degli operatori economici e l'aggiudicazione degli appalti;

b)  l'utilizzazione di procedure negoziate non precedute da una gara a norma dell'articolo 76;

c)  la mancata applicazione delle disposizioni sulle tecniche e strumenti per gli appalti e strumenti digitali e aggregati e delle disposizioni sullo svolgimento delle procedure di scelta del contraente del presente codice, in virtù delle deroghe ivi previste;

d)  se del caso, le ragioni per le quali per la trasmissione in via digitale sono stati usati mezzi di comunicazione diversi dai mezzi digitali.

2.    Se l'avviso di aggiudicazione dell'appalto stilato a norma dell'articolo 111 o dell'articolo 127, comma 3, contiene le informazioni richieste dal comma 1, le stazioni appaltanti o gli enti concedenti possono fare riferimento a tale avviso.

3.    Le stazioni appaltanti o gli enti concedenti documentano lo svolgimento di tutte le procedure di aggiudicazione, indipendentemente dal fatto che esse siano condotte con mezzi digitali o meno. A tale scopo, garantiscono la conservazione di una documentazione sufficiente a giustificare decisioni adottate in tutte le fasi della procedura di appalto, in particolare la documentazione relativa alle comunicazioni con gli operatori economici e le deliberazioni interne, la preparazione dei documenti di gara, il dialogo o la negoziazione se previsti, la selezione e l'aggiudicazione dell'appalto. La documentazione è conservata per almeno cinque anni a partire dalla data di aggiudicazione dell'appalto, oppure, in caso di pendenza di una controversia, fino al passaggio in giudicato della relativa sentenza.

4.    Le informazioni o la documentazione o i principali elementi sono comunicati alla Cabina di regia di cui all'articolo 221, per l'eventuale successiva comunicazione alla Commissione europea o alle autorità, agli organismi o alle strutture competenti.